Häufige Fragen zur Steuer-Vorbereitung mit scantax

scantax ist für österreichische EPUs, Selbstständige und Kleinunternehmer konzipiert, die ihre Einkommensteuer mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E1a oder E1a-K) erklären.

Du brauchst nur eine E-Mail-Adresse – keine UID-Nummer, keine Steuernummer, keine Vorkenntnisse im Steuerrecht.

Ja. Du kannst Belege direkt mit der Smartphone-Kamera fotografieren und hochladen – keine App-Installation nötig, alles läuft im Browser.

Für die Jahresauswertung und den Export empfehlen wir einen Computer oder Tablet, da die Tabellen dort übersichtlicher dargestellt werden.

Die KI liest automatisch aus: Rechnungssteller, Betrag, MwSt-Satz und -Aufschlüsselung, Belegdatum, Belegnummer, Rechnungsart (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kassenbon, Gutschrift) sowie UID-Nummern.

Daraus leitet scantax die passende E1a-Kennzahl (z.B. KZ 9230, KZ 9040) und das Buchungskonto ab. Außerdem erkennt scantax Duplikate anhand bereits erfasster Belegnummern.

Unterstützt werden JPEG, PNG und PDF, einzeln oder mehrseitig. Maximale Dateigröße: 20 MB pro Upload. Mehrere Seiten (z.B. mehrseitige Rechnung) werden automatisch zu einem gemeinsamen PDF zusammengefasst.

Für die beste Erkennungsqualität empfehlen wir gut beleuchtete, scharfe Fotos oder digitale PDF-Rechnungen direkt aus dem E-Mail-Postfach.

scantax ist auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ausgerichtet, die typischerweise mit der Beilage E1a oder E1a-K zur Einkommensteuererklärung eingereicht wird.

Welche Beilage in deinem konkreten Fall relevant ist, hängt von deiner persönlichen Steuersituation ab. Die finale steuerliche Einordnung muss von dir oder deinem Steuerberater geprüft werden – scantax bereitet die Kennzahlen strukturiert vor, ersetzt aber keine steuerliche Beratung.

Ja – das ist einer der zentralen Anwendungsfälle. scantax exportiert ein vorausgefülltes E1a-PDF mit allen Kennzahlen aus deinen freigegebenen Belegen. Dieses PDF kannst du direkt an deinen Steuerberater weitergeben oder als Grundlage für FinanzOnline verwenden.

In den Export fließen nur Belege ein, die du selbst als geprüft freigegeben hast.

Ja. Belege werden anhand ihres Belegdatums dem richtigen Jahr zugeordnet. Du kannst das E1a-Jahr pro Beleg auch manuell überschreiben – z.B. für Dezember-Rechnungen, die erst im Jänner des Folgejahres bezahlt werden (Zu- und Abflussprinzip).

Der Export und der laufende Überblick sind jahresweise aufrufbar.

Deine Belege und Kontodaten werden auf einem Server in Österreich gespeichert. Es findet keine Weitergabe an Werbetreibende oder Dritte statt.

Für die KI-Analyse werden Beleg-Bilder temporär an einen externen KI-Dienst übertragen und dort nicht dauerhaft gespeichert. Weitere Details findest du in unserer Datenschutzerklärung.

Ja. Du kannst einzelne Belege jederzeit löschen. Eine vollständige Konto-Löschung ist über den Datenschutz-Kontaktweg möglich – dabei werden alle deine gespeicherten Belege und Kontodaten entfernt.

Ja – nach der kostenlosen Registrierung kannst du 3 Belege gratis einscannen und analysieren lassen, ohne Abo und ohne Zahlungsdaten eingeben zu müssen.

So kannst du die KI-Erkennung, das Detail-Modal und die Oberfläche in Ruhe kennenlernen, bevor du dich für ein Abonnement entscheidest. Für den vollständigen Jahresbetrieb – unbegrenzte Belege, E1a-Export und Auswertungen – ist danach das EPU-Jahrespaket (69 €) erforderlich.

scantax ist nicht geeignet für:

• Bilanzierer (Buchführungspflicht)
• Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, OG, KG)
• Mehrere Einkunftsarten gleichzeitig (z.B. Gewerbebetrieb + Vermietung + Dienstnehmer)
• Auslandssachverhalte oder internationale Einkünfte
• Betriebe mit Mitarbeitern (Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag)
• Umfangreiches Anlagevermögen mit AfA-Berechnung

In all diesen Fällen empfehlen wir, direkt einen Steuerberater einzubeziehen.

Du kannst dich kostenlos registrieren und die Oberfläche kennenlernen. Für die vollständige Nutzung – KI-Analyse, Auswertungen und Export – ist ein aktives Abonnement erforderlich.

Ein zugewiesener Steuerberater kann folgendes einsehen und bearbeiten:

• Alle Belege des jeweiligen Kunden (Belegliste, Beträge, Kennzahlen)
• E1a-Kennzahlen-Übersicht pro Jahr
• Reisepauschalen inkl. Km-Strecken und Beträge (KZ 9160)

Der Steuerberater kann keine Systemeinstellungen ändern und hat keinen Zugriff auf Zahlungsdaten oder das Passwort des Kunden.

Nach der Prüfung kann der Steuerberater die E1a eines Jahres signieren. Die Signierung bedeutet: „Ich habe die Belege, Kennzahlen und Reisepauschalen für dieses Jahr geprüft und bestätige deren Richtigkeit."

Als Kunde siehst du die Signierung auf der Seite Rechnungen & Signierungen mit Datum, Uhrzeit und optionaler Bemerkung des Steuerberaters.

Nach der Signierung werden Belege und Reisepauschalen des signierten Jahres gesperrt – sie können nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Das schützt die geprüften Unterlagen vor versehentlichen Änderungen.

Sollte doch eine Korrektur nötig sein, kann der Steuerberater die Signierung jederzeit aufheben, die Korrektur vornehmen lassen und danach neu signieren.

Nach der Prüfung und Signierung kann der Steuerberater dem Kunden direkt über scantax eine Rechnung stellen. Du siehst diese unter Rechnungen in der Navigation und kannst sie über Mollie sicher bezahlen sowie als PDF herunterladen.

Nein – die Steuerberater-Prüfung ist vollständig optional. scantax funktioniert ohne Steuerberater genauso vollständig: Belege erfassen, Kennzahlen prüfen, E1a-PDF exportieren und in FinanzOnline einreichen – alles ohne Steuerberater-Beteiligung möglich.

Die Steuerberater-Funktion ist ein zubuchbares Sicherheits-Plus für alle, die eine zweite fachkundige Meinung wollen oder sich bei ihrer Steuersituation unsicher sind. Ein Steuerberater sieht dann deine Belege, Kennzahlen und Reisepauschalen, kann Korrekturen anregen und das Jahr offiziell signieren – als Nachweis, dass ein Fachkundiger die Unterlagen geprüft hat.

Ja, jederzeit. Unter Mein Steuerberater siehst du neben nicht-aktiven Steuerberatern den Button „Zu diesem wechseln". Nach einer Bestätigung wird der bisherige Steuerberater automatisch entfernt und der neue zugeteilt – der Wechsel ist sofort wirksam.

Es kann immer nur ein Steuerberater gleichzeitig aktiv sein. Bereits erstellte Signierungen und Rechnungen des vorherigen Steuerberaters bleiben in deinem Konto erhalten.

Ja. Als Steuerberater kannst du in der Belegliste eines Kunden freigegebene Belege direkt herunterladen – jahresweise gefiltert als ZIP-Archiv mit allen Originalbelegen (PDF/Foto).

Zusätzlich steht ein BMD-CSV-Export pro Jahr zur Verfügung. Die CSV-Datei enthält alle buchungsrelevanten Felder (Datum, Belegnummer, Konto, Gegenkonto, Steuerkonto, Betrag, Netto, MwSt-Satz, Beschreibung) und kann direkt in BMD NTCS oder BMD Business über den Journal-Import eingelesen werden.

Gehe zu Meine Kunden, wähle den Kunden und klicke auf das gewünschte Jahr. Die Detailansicht zeigt dir:

• Alle E1a-Kennzahlen mit Beträgen
• Vollständige Belegliste mit Datum, Betrag und Rechnungsart
• Reisepauschalen des Jahres (KZ 9160) mit Km-Angaben

Nach der Prüfung kannst du eine optionale Bemerkung eingeben und auf „E1a signieren" klicken. Anschließend kannst du dem Kunden eine Rechnung stellen.

Ja. In der E1a-Detailansicht gibt es den Button „Bearbeiten & hinzufügen" bei den Reisepauschalen. Damit öffnest du die vollständige Reisepauschalen-Liste des Kunden für das jeweilige Jahr, inklusive Erfassungsdatum und Bearbeitungsmöglichkeiten.

Ist das Jahr bereits von dir signiert, sind Bearbeitungen – ausgenommen für Administratoren – gesperrt. Du kannst die Signierung jederzeit aufheben, Änderungen vornehmen lassen und danach neu signieren.

In der E1a-Detailansicht (nach erfolgter Signierung) erscheint der Bereich „Rechnung stellen". Trage eine Beschreibung ein und klicke auf „Rechnung senden". Der Betrag beträgt pauschal 100 EUR.

Unter Meine Rechnungen siehst du alle gestellten Rechnungen mit Status (Offen/Bezahlt/Storniert) und kannst jede als PDF herunterladen.

Zwei Voraussetzungen müssen gleichzeitig erfüllt sein:

• Die Dienstreise dauert länger als 3 Stunden
• Der Zielort ist mindestens 25 km vom Betriebsstandort entfernt

Sind beide Bedingungen erfüllt, steht ab der 3. Stunde für jede angefangene Stunde 2,50 € zu – bis zum Tagesmaximum von 30,00 € bei einem vollen 24-Stunden-Tag.

Für Inlandsdienstreisen gelten 2026 folgende steuerfreie Höchstsätze:

• 2,50 € für jede angefangene Stunde ab der 3. Stunde
• Maximum 30,00 € für einen vollen 24-Stunden-Tag (erreicht ab der 12. Stunde)
• 17,00 € Nächtigungspauschale pro Nacht (ohne Hotelrechnung)

Beispiel: 8 Stunden Dienstreise → 8 − 3 = 5 angefangene Stunden × 2,50 € = 12,50 € Tagesgeld.

Ja – beide Pauschalen sind unabhängig voneinander und können für dieselbe Reise gleichzeitig geltend gemacht werden. Das Kilometergeld deckt die Fahrtkosten ab, das Tagesgeld die Verpflegungsmehrausgaben.

Erfasse die Fahrt unter Reisepauschalen und den Aufenthalt unter Inlands Diäten. Beide Beträge werden beim E 1a-Export zu KZ 9160 summiert.

Nein. Die Reisepauschale (Kilometergeld) ersetzt kein Fahrtenbuch. Für steuerliche Zwecke müssen Datum, Zielort und Anlass jeder Fahrt dokumentiert werden. Das macht scantax in der Reisepauschalen-Übersicht – dort sind genau diese Felder verpflichtend.

Ein vollständiges Fahrtenbuch (mit Start, Ziel, km-Stand und Zweck jeder einzelnen Fahrt) ist nur erforderlich, wenn du die tatsächlichen Kfz-Kosten anstelle des Kilometergeldes geltend machen möchtest.

Ist in den Stammdaten der Kleinunternehmer-Status gesetzt, wird im Rechnungsformular automatisch 0 % MwSt eingestellt und das PDF enthält den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.

Eine MwSt-Auswahl ist in diesem Fall gesperrt – das schützt vor versehentlichem Steuerausweis, der bei Kleinunternehmern unzulässig ist.

Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer stehen 20 % (Standard), 10 % (ermäßigt, z.B. Lebensmittel, Bücher), 13 % (ermäßigt, z.B. Kunstgegenstände, Pflanzen) und 0 % (steuerfrei) zur Auswahl. Netto-, MwSt- und Bruttobetrag werden automatisch berechnet.

Die erstellte Rechnung selbst (PDF) kann nicht mehr verändert werden – das entspricht der steuerlichen Anforderung an die Unverfälschbarkeit von Rechnungen. Der zugehörige Beleg in der Belegliste kann allerdings wie jeder andere Beleg bearbeitet werden (Betrag, Datum, Kennzahl usw.).

Für Korrekturen solltest du eine Gutschrift (Storno) als neuen Beleg manuell erfassen und dann eine korrigierte Rechnung mit neuer Nummer erstellen.

In der Belegliste unter Belege. Ausgangsrechnungen sind mit dem Kürzel [AR] gekennzeichnet und können nach Rechnungsart gefiltert werden. Das PDF kann direkt aus dem Beleg-Detail erneut heruntergeladen werden.

Vier Schritte:

1. Rechnung einscannen: Lade die Kaufrechnung unter Belege hoch und gib sie frei.
2. Neue Anlage: Klicke unter Anlagen auf + Neue Anlage.
3. Beleg verknüpfen: Suche im Feld „Verknüpfter Beleg“ nach dem Lieferanten – Datum, Belegnummer und Nettobetrag werden automatisch übernommen.
4. Nutzungsdauer prüfen: Je nach Kategorie wird sie automatisch vorgeschlagen (z.B. EDV: 3 Jahre). Speichern – fertig.

Im Jahr der Anschaffung wird unabhängig vom genauen Kaufdatum (Janner oder Dezember) nur die halbe Jahres-AfA angesetzt (§ 7 Abs. 2 EStG). Im letzten Abschreibungsjahr gilt ebenfalls nur die halbe AfA.

Beispiel: Laptop 1.200 € netto, 3 Jahre ND, AfA 400 €/Jahr.
Anschaffungsjahr: 200 € (halbe AfA) · Jahr 2: 400 € · Jahr 3: 400 € · Jahr 4: 200 € (Rest).

scantax übernimmt beim E 1a-Export automatisch:

• KZ 9130 – Summe aller AfA-Beträge des Jahres für reguläres Anlagevermögen (> 1.000 €)
• KZ 9230 – GWG-Sofortabschreibungen (≤1.000 €) gemeinsam mit anderen Betriebsausgaben

Es wird immer nur der Jahresbetrag des gewählten Steuerjahres übernommen – nicht die gesamte Restabschreibung.

Die Nutzungsdauer richtet sich nach der österreichischen AfA-Tabelle und den gesetzlichen Vorgaben (§ 8 EStG):

• EDV / Computer: 3 Jahre (33,33 %)
• Büroausstattung / Maschinen: 5 Jahre (20 %)
• PKW / Fahrzeuge: max. 8 Jahre (12,5 %) – gesetzliche Obergrenze nach § 8 Abs. 6 EStG
• Betrieblich genutzte Gebäude: 66,7 Jahre (1,5 % p.a.)

Klicke in der Anlagenliste auf das -Icon und erfasse den Abgang mit Datum und Grund. Beim Verkauf kannst du zusätzlich den Verkaufserlös eintragen.

Die Anlage wird als „Verkauft“ oder „Verschrottet“ markiert und führt ab dem Abgangsjahr keine AfA mehr. Der Restbuchwert zum Abgangsdatum wird automatisch berechnet – ein allfalliger Buchgewinn oder -verlust (Verkaufserlös minus Restbuchwert) ist steuerlich relevant und muss von dir oder deinem Steuerberater berücksichtigt werden.

Unter Benutzer → Mein Profil bearbeiten gibt es das Feld "Jahresumsatz (Netto, für UVA-Beurteilung)". Trage dort deinen Netto-Jahresumsatz des Vorjahres ein.

scantax nutzt diesen Wert, um im Dashboard automatisch die passenden UVA-Buttons einzublenden:

• ≥ 100.000 € → 12 Monats-Buttons (U30 je Monat)
• 55.000 € – 99.999 € → 4 Quartals-Buttons (U30 Q1–Q4)
• < 55.000 € → keine UVA-Buttons, nur U1-Jahresbutton

Im Dashboard erscheint bei UVA-Pflicht ein Dropdown-Button "UVA 2025". Klicke ihn auf und wähle den gewünschten Monat oder das Quartal – das ausgefüllte U30-PDF wird sofort heruntergeladen.

Das PDF enthält alle relevanten Kennzahlen (KZ 000, 022, 029, 060, 095 usw.) aus deinen erfassten Belegen für den gewählten Zeitraum. Es kann ausgedruckt oder über FinanzOnline eingereicht werden.

Die U1 ist die Jahres-Umsatzsteuerklärung und wird einmal jährlich für das abgelaufene Geschäftsjahr eingereicht. Sie fasst alle Umsätze und Vorsteuern des Jahres zusammen.

Alle Unternehmer mit Umsatzsteuerpflicht müssen eine U1 einreichen – auch jene, die bereits monatliche oder vierteljährliche UVAs abgegeben haben. Kleinstunternehmer mit Jahresumsatz unter 55.000 € können die UVA überspringen, müssen aber ebenfalls eine U1 einreichen.

Im Dashboard gibt es den Button "U1 2025". Ein Klick lädt das ausgefüllte U1-Formular des BMF direkt herunter – mit Steuernummer, Unternehmensname, Anschrift und allen Kennzahlen aus deinen Belegen.

Das fertige PDF kann ausgedruckt, an den Steuerberater weitergegeben oder als Grundlage für die Eingabe in FinanzOnline verwendet werden.