Häufige Fragen zur Steuervorbereitung mit scantax

scantax ist für österreichische EPUs, Selbstständige und Kleinunternehmer konzipiert, die ihre Einkommensteuer mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E1a oder E1a-K) erklären.

Du brauchst nur eine E-Mail Adresse, keine UID-Nummer, keine Steuernummer, keine Vorkenntnisse im Steuerrecht.

Ja. Du kannst Belege direkt mit der Smartphonekamera fotografieren und hochladen, keine App Installation nötig, alles läuft im Browser.

Für die Jahresauswertung und den Export empfehlen wir einen Computer oder Tablet, da die Tabellen dort übersichtlicher dargestellt werden.

Ja. Unter Posteingang findest du deine persönliche Eingangsadresse (z. B. belege+abc123…@scantax.at). Leite Rechnungsmails einfach an diese Adresse weiter – einzeln oder automatisch per Regel in deinem Mailprogramm (Outlook: Regeln → Umleiten an, Gmail: Filter → Weiterleiten an).

Die Mail erscheint in der Regel nach wenigen Sekunden im Posteingang. Es entsteht dabei noch kein Beleg und es wird keine KI-Analyse verbraucht – das passiert erst, wenn du einen Anhang importierst.

Im Reiter Neu siehst du alle eingegangenen Mails mit ihren Anhängen. Der Schalter „Nur mögliche Rechnungen“ blendet Logos, AGB, Newsletter-Anhänge und Ähnliches aus. Ein Klick auf den Dateinamen zeigt die Vorschau.

Hake die gewünschten Anhänge an und klicke auf „Ausgewählte importieren“. Jeder Import ist eine KI-Analyse wie beim Fotografieren und zählt zu deinem Kontingent. Bereits erfasste Belegnummern werden erkannt und landen unter Duplikate.

Nicht benötigte Anhänge verwirfst du. Im Reiter Verworfen kannst du sie wiederherstellen oder endgültig löschen.

Ja. Bei jeder Mail bietet scantax „Künftige Rechnungen automatisch importieren“ an – entweder für genau diese Absenderadresse (z. B. rechnung@service.a1.net) oder für alle Adressen dieser Firma (z. B. a1.net).

Neue Rechnungen dieses Absenders werden dann beim Eintreffen sofort als Beleg übernommen, inklusive KI-Analyse. Hast du Mitteilungen aktiviert, bekommst du eine Push-Nachricht. Mails dieses Absenders, die schon im Posteingang liegen, werden beim Anlegen der Regel gleich mit importiert.

Anhänge, die nicht nach Rechnung aussehen, bleiben zur Auswahl im Posteingang liegen. Regeln schaltest du oben im Posteingang mit „Ausschalten“ wieder ab.

scantax übernimmt nur PDF-Dateien und Bilder (JPG, PNG, GIF, WebP). Der Dateityp wird am tatsächlichen Inhalt erkannt, nicht am Dateinamen – eine umbenannte .exe wird also nicht als PDF akzeptiert.

Alles andere – Programme, ZIP-Archive, Word- oder Excel-Dateien mit Makros, Links im Mailtext – wird ignoriert und nicht gespeichert. Anhänge werden am Server weder geöffnet noch ausgeführt. Pro Anhang gilt dieselbe Größengrenze wie beim Upload (20 MB).

Gespeichert werden Absender, Betreff, Datum, ein kurzer Textauszug und die verwertbaren Anhänge. Mails, aus denen nichts importiert wurde, werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Importierte Rechnungen bleiben als normaler Beleg erhalten.

Am Mailserver werden verarbeitete Mails nach spätestens 14 Tagen entfernt. Löschst du deinen Account, wird auch der gesamte Posteingang gelöscht.

Die KI liest automatisch aus: Rechnungssteller, Betrag, MwSt Satz und MwSt Aufschlüsselung, Belegdatum, Belegnummer, Rechnungsart (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kassenbon, Gutschrift) sowie UID-Nummern.

Daraus leitet scantax die passende E1a-Kennzahl und das Buchungskonto ab. Außerdem erkennt scantax Duplikate anhand bereits erfasster Belegnummern.

Unterstützt werden JPEG, PNG und PDF, einzeln oder mehrseitig. Maximale Dateigröße: 20 MB pro Upload. Mehrere Seiten (z.B. mehrseitige Rechnung) werden automatisch zu einem gemeinsamen PDF zusammengefasst.

Für die beste Erkennungsqualität empfehlen wir gut beleuchtete, scharfe Fotos oder digitale PDF Rechnungen direkt aus dem E-Mail Postfach – am einfachsten per Weiterleitung an deine Eingangsadresse im Posteingang.

scantax ist auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ausgerichtet, die typischerweise mit der Beilage E1a oder E1a-K zur Einkommensteuererklärung eingereicht wird.

Welche Beilage in deinem konkreten Fall relevant ist, hängt von deiner persönlichen Steuersituation ab. Die finale steuerliche Einordnung muss von dir oder deinem Steuerberater geprüft werden. scantax bereitet die Kennzahlen strukturiert vor, ersetzt aber keine steuerliche Beratung.

Ja. Das ist einer der zentralen Anwendungsfälle. scantax exportiert ein vorausgefülltes E1a-PDF mit allen Kennzahlen aus deinen freigegebenen Belegen. Dieses PDF kannst du direkt an deinen Steuerberater weitergeben oder als Grundlage für FinanzOnline verwenden.

In den Export fließen nur Belege ein, die du selbst als geprüft freigegeben hast.

Das amtliche E 1a-Formular wird vom Finanzministerium erst nach Ende des jeweiligen Jahres veröffentlicht. Das E 1a 2026 wird daher voraussichtlich Anfang bis Frühjahr 2027 als PDF zur Verfügung stehen.

Du kannst deine Belege für 2026 aber bereits während des laufenden Jahres erfassen, prüfen und freigeben. Sobald das Formular vorliegt, wird es in scantax hinterlegt und der Export ist ohne weiteres Zutun möglich.

Ja. Belege werden anhand ihres Belegdatums dem richtigen Jahr zugeordnet. Du kannst das E1a-Jahr pro Beleg auch manuell überschreiben z.B. für Dezember Rechnungen, die erst im Jänner des Folgejahres bezahlt werden (Zu- und Abflussprinzip).

Der Export und der laufende Überblick sind jahresweise aufrufbar.

Deine Belege und Kontodaten werden auf einem Server in Österreich gespeichert. Es findet keine Weitergabe an Werbetreibende oder Dritte statt.

Für die KI Analyse werden Belegbilder temporär an einen externen KI Dienst übertragen und dort nicht dauerhaft gespeichert. Weitere Details findest du in unserer Datenschutzerklärung.

Ja. Du kannst einzelne Belege jederzeit löschen. Eine vollständige Kontolöschung ist über den Datenschutzkontaktweg möglich, dabei werden alle deine gespeicherten Belege und Kontodaten entfernt.

Ja. Nach der kostenlosen Registrierung kannst du 10 Belege gratis einscannen und analysieren lassen, ohne Abo und ohne Zahlungsdaten eingeben zu müssen.

So kannst du die KI Erkennung, das Detail Modul und die Oberfläche in Ruhe kennenlernen, bevor du dich für ein Abonnement entscheidest. Für den vollständigen Jahresbetrieb – unbegrenzte Belegspeicherung, 300 KI-Analysen inklusive, E1a-Export und Auswertungen – ist danach das EPU-Jahrespaket (69 €) erforderlich.

scantax ist nicht geeignet für:

• Bilanzierer (Buchführungspflicht)
• Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, OG, KG)
• Mehrere Einkunftsarten gleichzeitig (z.B. Gewerbebetrieb + Vermietung + Dienstnehmer)
• Auslandssachverhalte oder internationale Einkünfte
• Betriebe mit Mitarbeitern (Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag)

In all diesen Fällen empfehlen wir, direkt einen Steuerberater einzubeziehen.

Ein zugewiesener Steuerberater kann folgendes einsehen und bearbeiten:

• Alle Belege des jeweiligen Kunden (Belegliste, Beträge, Kennzahlen)
• E1a-Kennzahlen-Übersicht pro Jahr
• Reisepauschalen inkl. Km-Strecken und Beträge

Der Steuerberater kann keine Systemeinstellungen ändern und hat keinen Zugriff auf Zahlungsdaten oder das Passwort des Kunden.

Nach der Prüfung kann der Steuerberater die E1a eines Jahres signieren. Die Signierung bedeutet: „Ich habe die Belege, Kennzahlen und Reisepauschalen für dieses Jahr geprüft und bestätige deren Richtigkeit."

Als Kunde siehst du die Signierung auf der Seite Rechnungen & Signierungen mit Datum, Uhrzeit und optionaler Bemerkung des Steuerberaters.

Nach der Signierung werden Belege und Reisepauschalen des signierten Jahres gesperrt – sie können nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Das schützt die geprüften Unterlagen vor versehentlichen Änderungen. Ebenfalls gesperrt sind neue Uploads in dieses Jahr, das Markieren von Ausgangsrechnungen als bezahlt und Abgänge im Anlagenverzeichnis.

Sollte doch eine Korrektur nötig sein, kann der Steuerberater die Signierung jederzeit aufheben, die Korrektur vornehmen lassen und danach neu signieren.

Nach der Prüfung und Signierung kann der Steuerberater dem Kunden direkt über scantax eine Rechnung stellen. Du siehst diese unter Rechnungen in der Navigation und kannst sie als PDF herunterladen.

Nein. Die Steuerberaterprüfung ist vollständig optional. scantax funktioniert ohne Steuerberater genauso vollständig: Belege erfassen, Kennzahlen prüfen, E1a-PDF exportieren und in FinanzOnline einreichen, alles ohne Steuerberaterbeteiligung möglich.

Die Steuerberaterfunktion ist ein zubuchbares Sicherheitsplus für alle, die eine zweite fachkundige Meinung wollen oder sich bei ihrer Steuersituation unsicher sind. Ein Steuerberater sieht dann deine Belege, Kennzahlen und Reisepauschalen, kann Korrekturen anregen und das Jahr offiziell signieren, als Nachweis, dass ein Fachkundiger die Unterlagen geprüft hat.

Ja, jederzeit. Unter Mein Steuerberater siehst du neben nicht-aktiven Steuerberatern den Button „Zu diesem wechseln". Nach einer Bestätigung wird der bisherige Steuerberater automatisch entfernt und der neue zugeteilt, der Wechsel ist sofort wirksam.

Es kann immer nur ein Steuerberater gleichzeitig aktiv sein. Bereits erstellte Signierungen und Rechnungen des vorherigen Steuerberaters bleiben in deinem Konto erhalten.

Zwei Voraussetzungen müssen gleichzeitig erfüllt sein:

• Die Dienstreise dauert länger als 3 Stunden
• Der Zielort ist mindestens 25 km vom Betriebsstandort entfernt

Sind beide Bedingungen erfüllt, steht ab der 3. Stunde für jede angefangene Stunde 2,50 € zu – bis zum Tagesmaximum von 30,00 € bei einem vollen 24-Stunden-Tag.

Ja. Beide Pauschalen sind unabhängig voneinander und können für dieselbe Reise gleichzeitig geltend gemacht werden. Das Kilometergeld deckt die Fahrtkosten ab, das Tagesgeld die Verpflegungsmehrausgaben.

Erfasse die Fahrt unter Reisepauschalen und den Aufenthalt unter Inlands Diäten.

Nein. Die Reisepauschale (Kilometergeld) ersetzt kein Fahrtenbuch. Für steuerliche Zwecke müssen Datum, Zielort und Anlass jeder Fahrt dokumentiert werden. Das macht scantax in der Reisepauschalen-Übersicht – dort sind genau diese Felder verpflichtend.

Ein vollständiges Fahrtenbuch (mit Start, Ziel, km-Stand und Zweck jeder einzelnen Fahrt) ist nur erforderlich, wenn du die tatsächlichen Kfz-Kosten anstelle des Kilometergeldes geltend machen möchtest.

Ist in den Stammdaten der Kleinunternehmer-Status gesetzt, wird im Rechnungsformular automatisch 0 % MwSt eingestellt und das PDF enthält den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.

Eine MwSt-Auswahl ist in diesem Fall gesperrt – das schützt vor versehentlichem Steuerausweis, der bei Kleinunternehmern unzulässig ist.

Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer stehen 20 % (Standard), 10 % (ermäßigt, z.B. Lebensmittel, Bücher), 13 % (ermäßigt, z.B. Kunstgegenstände, Pflanzen) und 0 % (steuerfrei) zur Auswahl. Netto-, MwSt- und Bruttobetrag werden automatisch berechnet.

Die erstellte Rechnung selbst (PDF) kann nicht mehr verändert werden – das entspricht der steuerlichen Anforderung an die Unverfälschbarkeit von Rechnungen. Der zugehörige Beleg in der Belegliste kann allerdings wie jeder andere Beleg bearbeitet werden (Betrag, Datum, Kennzahl usw.).

Für Korrekturen solltest du eine Gutschrift (Storno) als neuen Beleg manuell erfassen und dann eine korrigierte Rechnung mit neuer Nummer erstellen. Gutschriften werden automatisch mit negativen Beträgen gebucht.

Eine erstellte Rechnung zählt nach dem Zu- und Abflussprinzip erst, wenn du sie in der Rechnungsliste als bezahlt markierst – im Jahr des Zahlungseingangs. Offene Rechnungen können nicht für den Steuerberater freigegeben werden.

In der Belegliste unter Belege. Ausgangsrechnungen sind mit dem Kürzel [AR] gekennzeichnet und können nach Rechnungsart gefiltert werden. Das PDF kann direkt aus dem Beleg-Detail erneut heruntergeladen werden.

Vier Schritte:

1. Rechnung einscannen: Lade die Kaufrechnung unter Belege hoch und gib sie frei.
2. Neue Anlage: Klicke unter Anlagen auf + Neue Anlage.
3. Beleg verknüpfen: Suche im Feld „Verknüpfter Beleg“ nach dem Lieferanten – Datum, Belegnummer und Nettobetrag werden automatisch übernommen.
4. Nutzungsdauer prüfen: Je nach Kategorie wird sie automatisch vorgeschlagen (z.B. EDV: 3 Jahre). Speichern – fertig.

Im Jahr der Anschaffung wird unabhängig vom genauen Kaufdatum (Jänner oder Dezember) nur die halbe Jahres-AfA angesetzt (§ 7 Abs. 2 EStG). Im letzten Abschreibungsjahr gilt ebenfalls nur die halbe AfA. Scheidet das Gut vorzeitig aus (Verkauf, Verschrottung), gilt im Abgangsjahr: bis zu 6 Monate Nutzung in diesem Jahr = halbe, darüber volle Jahres-AfA.

Beispiel: Laptop 1.200 € netto, 3 Jahre ND, AfA 400 €/Jahr.
Anschaffungsjahr: 200 € (halbe AfA) · Jahr 2: 400 € · Jahr 3: 400 € · Jahr 4: 200 € (Rest).

Die Nutzungsdauer richtet sich nach der österreichischen AfA-Tabelle und den gesetzlichen Vorgaben (§ 8 EStG):

• EDV / Computer: 3 Jahre (33,33 %)
• Büroausstattung / Maschinen: 5 Jahre (20 %)
• PKW / Fahrzeuge: max. 8 Jahre (12,5 %) – gesetzliche Obergrenze nach § 8 Abs. 6 EStG
• Betrieblich genutzte Gebäude: 66,7 Jahre (1,5 % p.a.)

Klicke in der Anlagenliste auf das -Icon und erfasse den Abgang mit Datum und Grund. Beim Verkauf kannst du zusätzlich den Verkaufserlös eintragen.

Die Anlage wird als „Verkauft“ oder „Verschrottet“ markiert und erhält im Abgangsjahr noch die anteilige AfA (Halbjahresregel), danach keine mehr. Der Restbuchwert zum Abgangsdatum wird automatisch berechnet und in der E 1a erfasst: der Verkaufserlös in KZ 9060, der Restbuchwert als Aufwand in KZ 9210. Ein Buchgewinn oder -verlust ergibt sich so automatisch.

Unter Benutzer → Mein Profil bearbeiten gibt es das Feld "Jahresumsatz (Netto, für UVA-Beurteilung)". Trage dort deinen Netto-Jahresumsatz des Vorjahres ein.

scantax nutzt diesen Wert, um im Dashboard automatisch die passenden UVA-Buttons einzublenden:

• ≥ 100.000 € → 12 Monats-Buttons (U30 je Monat)
• 55.000 € – 99.999 € → 4 Quartals-Buttons (U30 Q1–Q4)
• < 55.000 € → keine UVA-Buttons, nur U1-Jahresbutton

Im Dashboard erscheint bei UVA-Pflicht ein Dropdown-Button "UVA 2025". Klicke ihn auf und wähle den gewünschten Monat oder das Quartal – das ausgefüllte U30-PDF wird sofort heruntergeladen.

Das PDF enthält alle relevanten Kennzahlen aus deinen erfassten Belegen für den gewählten Zeitraum. Es kann ausgedruckt oder über FinanzOnline eingereicht werden.

Die U1 ist die Jahres-Umsatzsteuerklärung und wird einmal jährlich für das abgelaufene Geschäftsjahr eingereicht. Sie fasst alle Umsätze und Vorsteuern des Jahres zusammen.

Alle Unternehmer mit Umsatzsteuerpflicht müssen eine U1 einreichen – auch jene, die bereits monatliche oder vierteljährliche UVAs abgegeben haben. Kleinstunternehmer mit Jahresumsatz unter 55.000 € können die UVA überspringen, müssen aber ebenfalls eine U1 einreichen.

Im Dashboard gibt es den Button "U1 2025". Ein Klick lädt das ausgefüllte U1-Formular des BMF direkt herunter – mit Steuernummer, Unternehmensname, Anschrift und allen Kennzahlen aus deinen Belegen.

Das fertige PDF kann ausgedruckt, an den Steuerberater weitergegeben oder als Grundlage für die Eingabe in FinanzOnline verwendet werden.